Cerchi un registro visitatori in regola con il GDPR?
REGISTRO VISITATORI DIGITALE
Tieni traccia delle visite in regola con la normativa privacy e sfrutti i dati anche per attività marketing.
Prova Gratuita
per capire se fa per te
Non acquisti a scatola chiusa: lo provi gratuitamente per 7 giorni e lo tieni solo se ti soddisfa!
Nessun costo di test
Se ti serve una mano fissiamo una video call di dimostrazione
Manuale utente sempre a disposizione
A Norma GDPR
più riservatezza per te e i tuoi ospiti
Maggiore privacy per te e i tuoi visitatori: basta curiosi che sbirciano i dati degli altri ospiti.
Dati personali protetti
Fai sottoscrivere la privacy policy a tutti gli ospiti
Basta carta
più ecologici e più ordinati
Riduci il consumo di carta grazie alla dematerializzazione, utile ai fini del conseguimento della certificazione ISO 14001.
Reception più ordinata
Archiviazione certa dei dati
Più igienico
Conosci già Guest Zoom e vuoi provarlo?
Oppure prosegui per scoprire meglio cos’è un registro visitatori digitale e conoscere come Guest Zoom può essere un investimento per la tua attività.
COS’È UN REGISTRO VISITATORI?
Il registro visitatori è un archivio all’interno del quale vengono indicati i dati di chi è entrato e uscito dalla nostra azienda. Generalmente viene fatto compilare all’ingresso, dove il visitatore inserisce nome e cognome, ragione sociale, email, telefono e la firma, oltra alla data/ora d’ingresso e di uscita (spesso con una seconda firma).
Perchè avere un registro accessi visitatori?
Il registro visitatori è un obbligo di legge (d. lgs. 81/2008) e serve per tenere traccia di chi è presente in azienda, siano essi ospiti occasionali (clienti, fornitori, …) o lavoratori abituali (dipendenti, collaboratori esterni, …).
Tramite il registro dei visitatori si ha la possibilità di fare un appello in caso di emergenza (es. incendio ed evacuazione dell’edificio).
Obbligatorio per la legge sulla sicurezza nei luoghi di lavoro (d. lgs. 81/2008)
Monitorare i flussi e censire le persone presenti
Appello rapido in caso di emergenza ed evacuazione dell’edificio
Perchè un registro visitatori “digitale”?
Il registro cartaceo non garantisce la privacy degli ospiti e, quindi, non è in regola con il GDPR: chi compila il registro infatti può vedere i nominativi e i dati di tutti gli altri ospiti.
Un registro digitale permette di inserire i propri dati senza mostrare quelli degli altri ospiti.
In regola con la normativa privacy – GDPR
Chi compila non può “sbirciare” i dati degli altri ospiti
Riduzione utilizzo carta
Reception più ordinata
Perchè Guest Zoom?
Permette un alto livello di personalizzazione, mostrando comunicazioni e facendo sottoscrivere le informative (es. la privacy policy).
Permette, con lo stesso dispositivo, di registrare anche la presenza del personale.
Può essere utilizzato anche per gestire gli accessi in fiere ed eventi.
Permette di sfruttare il registro visitatori anche per finalità marketing.
Un solo dispositivo per ospiti e personale
Gestisci anche fiere ed eventi
Fai sottoscrivere velocemente la privacy policy
Mostri avvisi e comunicazioni personalizzati
Opportunità marketing
FAI LA SCELTA GIUSTA
Il registro visitatori cartaceo è probabilmente quello più diffuso.
Ma sei sicuro che sia la scelta giusta e che sia a norma di legge?
Inoltre la scelta dello strumento giusto può aprire un ventaglio di possibilità anche commerciali, trasformandolo da un costo a un investimento.
Il registro visitatori cartaceo non è a norma di legge sulla privacy
Quante volte hai dovuto firmare un registro accessi cartaceo in entrata e in uscita da un Cliente o Fornitore?
E, ammettilo, ti sarà capitato di dare una sbirciatina ai nomi di chi è entrato prima di te, per vedere se riconoscevi qualcuno, magari un competitor.
Per questo motivo un registro cartaceo non è a norma GDPR, soprattutto se vengono richiesti anche dati quali numero di telefono, email o altro.
Con un registro visitatori digitale eviti che gli ospiti accedano alle informazioni dei precedenti visitatori, salvaguardando sia la loro privacy, sia la tua (magari non desideri far sapere ai tuoi Clienti che lavori anche con i loro competitor).
Riduci il consumo di carta e crea un ambiente più ordinato e accogliente
La dematerializzazione comporta diversi vantaggi, primo fra tutti un ridotto consumo di carta, aspetto particolarmente importante per quelle società che desiderano la certificazione ISO 14001 (Politiche Ambientali).
Inoltre l’assenza di fogli permette di avere una reception più ordinata e accogliente, migliorando così la prima impressione in caso di accesso di nuovi Clienti (non c’è una seconda occasione per fare una buona prima impressione).
Quanto potrebbe costare una soluzione alternativa?
Ipotizziamo di avere un'attività con due ingressi per i visitatori e/o i dipendenti: l'officina/magazzino e gli uffici amministrativi per esempio.
Immaginiamo di avere un totale di 20 dipendenti tra operai e personale amministrativo.
app Registro visitatori
750 €/anno
massimo 3 sedi
escluso costi tablet
solo dispositivi Android
cenza gestione Fiere/Eventi
registro presenze dipendenti
720 €/anno
+ 398,00 € per i 2 dispositivi compatibili
+ 40,00 € badge da fornire ai dipendenti
36,00 €/anno per ogni dipendente aggiuntivo
2,00€ per ogni badge aggiuntivo
199,00 € perogni dispositivo aggiuntivo (es. nuovo ingresso)
senza personalizzazione di loghi e colori aziendali
Totale costi soluzioni alternative:
Scegliendo delle soluzioni differenti potresti avere dei costi molto elevati:
1.908,00 € il primo anno
1.470,00 €/anno dal secondo anno in poi
E se aumenta il numero di dipendenti, paghi ancora di più!
con Guest Zoom hai una sola licenza flat
Costo certo, senza sorprese
Con Guest Zoom non hai sorprese sul canone di licenza in quanto è una tariffa flat: fissa e non in base al numero di visitatori o al numero di ingressi fisici da presidiare.
Inoltre con Guest Zoom hai anche la possibilità di gestire in un'unica web app anche gli accessi del personale.
Non dovrai acquistare due licenze e magari due o più dispositivi differenti, calcolando il costo in base al volume di utilizzo o al numero dei tuoi dipendenti.
Perchè è nato Guest Zoom?
L'idea è nata tra il 2018 e il 2019, quando ero freelance e giravo spesso per Clienti per incontri o consulenze, anche continuative. Firmavo spesso i registri cartacei, dove dovevo lasciare anche il numero di telefono e/o la mail... e la cosa mi dava parecchio fastidio... (ci tengo alla mia privacy e credo che i dati sbagliati nelle mani sbagliate possano essere parecchio pericolosi).
Solo poche aziende erano dotate di un sistema digitale che proteggeva la privacy.
In una di queste, in cui mi recavo per delle consulenze 3 giorni a settimana, ogni volta dovevo prendere dal portafoglio la mia tessera sanitaria per inserirla nel lettore (a volte anche più volte al giorno, per esempio se uscito in pausa pranzo e poi rientravo al pomeriggio) oppure dovevo inserire tutte le volte manualmente tutti i miei dati e quelli della mia società.
Per non parlare delle volte che qualcosa non funzionava e perdevo un sacco di tempo, oppure quando c'era la coda dietro all'unico dispositivo per il checkin!
Ecco, durante quelle attese è nata l'idea di sviluppare qualcosa di più funzionale. Così da buon programmatore mi sono messo all'opera, ho sviluppato la prima versione e l'ho data in prova gratuita ad alcuni Clienti selezionati per raccogliere feedback e suggerimenti.
Da semplice registro accessi Guest Zoom si è evoluto con ulteriori funzionalità come la gestione di fiere ed eventi e la registrazione delle presenze del personale.
Questa filosofia di "feedback e suggerimenti" la stiamo mantenendo ancora per offrire un servizio sempre in evoluzione che possa rispondere alle reali esigenze degli utenti.
IL PARERE DI CHI USA GUEST ZOOM
Di seguito troverai le impressioni e i commenti di chi usa Guest Zoom tutti i giorni: sia imprenditori che hanno deciso di usarlo per la registrazione degli accessi di visitatori e personale, sia utenti finali come i dipendenti e collaboratori di queste aziende.
Tracciamo bene le presenze e bastano pochi click per inviarle allo studio paghe
I nostri orari e i nostri turni non sono standard, quindi cercavamo una soluzione per gestire le ore dei nostri operatori. Abbiamo iniziato a usare Guest Zoom che grazie alla sua possibilità di configurazione personalizzata ci ha risolto il problema.
Ora tracciamo bene le presenze e bastano pochi click per poterle inviare al nostro studio paghe alla fine del mese.
Se non visualizzi il video clicca qui
Uso Guest Zoom tutti i giorni per segnare le presenze in ufficio o da casa
Uso Guest Zoom tutti i giorni per segnare le presenze in ufficio o da remoto quando lavoro da casa. Basta inquadrare il QRcode e segnare l'ingresso o l'uscita. Come esperienza personale posso dire che Guest Zoom è comodo, semplice, intuitivo e mi trovo molto bene.
Se non visualizzi il video clicca qui
ESEMPI DI REALE UTILIZZO
Abbiamo raccolto alcune “tips”, ovvero degli esempi di reale utilizzo di Guest Zoom nella normale routine aziendale:
Accesso per un appuntamento
- Se il visitatore accede per la prima volta inserisce i propri dati e quelli aziendali.
- In questa fase accetta l’informativa privacy e visualizza le comunicazioni aziendali.
- Viene inviata una notifica via email alla persona con la quale ha appuntamento; il visitatore riceve una mail con il QRcode per il check-out e per le prossime visite.
Accesso per manutenzione macchinario in officina
- Se il tecnico accede per la prima volta inserisce i propri dati e quelli aziendali. Se è già registrato passa semplicemente il QRcode.
- Viene visualizzato l’elenco dei DPI richiesti per accedere e deve dichiarare di esserne in possesso.
- Viene inviata una notifica via email al referente aziendale; il tecnico riceve una mail con il QRcode per il check-out e per le prossime visite.
Sebbene il visitatore dichiarerà di essere in possesso dei DPI indicati (altrimenti non potrà completare il processo di registrazione ingresso), consigliamo di verificare che effettivamente sia in regola e abbia tutti i DPI richiesti.
Pre-Registrazione visita
- Invii una mail di invito alla pre-registrazione. Il destinatario compila i propri dati e quelli aziendali dal proprio PC/Smartphone.
- In questa fase accetta l’informativa privacy e visualizza le comunicazioni aziendali.
- Se necessario viene visualizzato l’elenco dei DPI richiesti per accedere.
- Viene inviata una email al referente aziendale per confermare l’appuntamento. Se l’appuntamento è confermato il visitatore riceve una mail con il QRcode per il check-in rapido.
- All’appuntamento mostrerà semplicemente il QRcode; viene inviata una notifica email alla persona con la quale ha appuntamento.
I DUBBI PIù FREQUENTI
Probabilmente hai ancora qualche domanda: è naturale.
Di seguito trovi alcune delle domande che ci sono state poste più spesso:
Ho più ingressi: come devo fare?
Se hai più ingressi è sufficiente installare un dispositivo ad ogni ingresso. È anche possibile dare un nome ad ogni dispositivo (per esempio “Uffici” e “Magazzino”, “Ingresso Ovest” e “Ingresso Nord”), in modo da distinguere nel backend da dove entrano/escono le persone.
Questo è utile anche a fini statistici ed eventualmente per migliorare il flusso di persone fra i vari ingressi. Il costo della licenza non varia.
Quale tipologia di dispositivo serve?
Un tablet è sufficiente, l’importante è che abbia una fotocamera frontale e un accesso alla rete internet. È anche possibile utilizzare un PC, magari in stile All-In-One con monitor touch oppure un totem, così da avere delle prestazioni migliori (velocità di caricamento più rapida) e un monitor più ampio.
In caso di necessità può essere utilizzato anche un semplice smartphone.
Il dispositivo non è incluso nell’offerta: è possibile sceglierlo e acquistarlo in autonomia. Qualora si avesse a disposizione un dispositivo (tablet o pc) inutilizzato, potrebbe essere usato quello: le risorse richieste per funzionare sono veramente minime.
Posso personalizzarlo con il mio logo?
Certo che sì! È possibile usare il proprio logo e impostare anche un colore principale il linea con il tuo brand. Non sono previsti costi aggiuntivi per questa funzionalità: è inclusa nel pacchetto base.
Posso usare Guest Zoom per più società?
La licenza di utilizzo è intestata ad una sola società, ma nulla vieta di utilizzarla per più società (per esempio nel caso in cui vi sia un ingresso comune).
Tieni presente però che è possibile inserire un solo logo e una sola policy, pertanto valuta con attenzione un utilizzo di questo tipo, per non rischiare di incorrere in problemi legati alla gestione dei dati raccolti (privacy / GDPR).
Hai altre domande?
Oppure..
Provalo 7gg,
lo tieni solo se ti piace
Non scegliere a scatola chiusa: prova gratuitamente Guest Zoom per 7 giorni, così da capire se è il prodotto giusto che fa al caso tuo.
Non devi pagare alcun acconto o caparra, non devi lasciare i dati della carta di credito.
Ti chiediamo solo di fornire il tuo logo e un indirizzo email per la configurazione iniziale.
Vuoi provarlo?
A chi è rivolto?
Guest Zoom è uno strumento versatile che si presta per essere utilizzato in diverse realtà. Le situazioni più indicate sono:
UFFICI
COWORKING
PMI
È IL PRODOTTO GIUSTO PER TE?
sì se…
Non utilizzi un registro visitatori e desideri tener traccia degli ospiti.
Attualmente usi un registro visitatori cartaceo e desideri metterti in regola con la normativa privacy per non rischiare multe e segnalazioni al Garante Della Privacy.
Desideri avere un unico sistema per il tracciamento delle presenze di ospiti e personale, senza dover acquistare due sistemi differenti, con diverso hardware e costi di licenza doppi.
Partecipi a fiere e sei stufo di raccogliere un sacco di biglietti da visita ma non riesci mai a sfruttare questi dati per tempo.
Organizzi eventi in sede come corsi, open house, sessioni di demo dei prodotti e vuoi gestire in modo più snello la registrazione all’evento e il controllo delle presenze.
…ok, ma è solo un archivio di nomi e orari?
Avere un registro contenente nominativi, contatti, recapiti, anagrafiche in forma digitale non è “solo un archivio“.
Questi dati possono essere utilizzati per diversi scopi:
- si possono inviare comunicazioni commerciali, informative e altro ancora: è sufficiente esportare i dati e importarli nel CRM o nel servizio DEM
- puoi fare delle statistiche di accesso e migliorare i flussi delle persone, oppure vedere quante volte un Cliente viene a trovarti
- migliori la sicurezza aziendale tramite la gestione dei DPI obbligatori
Una volta che sei in possesso di questi dati, l’unico limite al loro utilizzo è la tua fantasia. Inontre con Guest Zoom hai la possibilità di integrare questi dati con software esterni come il gestionale o il CRM.
…e poi?
Il registro visitatori è il punto di partenza.
Con Guest Zoom puoi tener traccia anche della presenza del personale e gestire in modo innovativo e organizzato fiere ed eventi.
non solo UN REGISTRO visitatori
Guest Zoom permette di facilitare anche la registrazione delle presenze del personale e la gestione degli appuntamenti in fiere e degli eventi:
Accesso Ospiti
registro visitatori digitale
Gestisci in modo corretto e a norma di legge il registro delle persone presenti in azienda.
I VANTAGGI:
Maggiore privacy per te e per i tuoi ospiti
Check-in/out più veloci grazie al QRcode
Dematerializzazione: meno carta
DPI necessari: maggiore sicurezza
Presenze Personale
sostituisce la timbratrice
Abbandona la vecchia timbratrice. Gestisci le presenze del personale anche in SmartWorking o in trasferta.
I VANTAGGI:
Disponibile ovunque
Esporta i dati per lo studio paghe
Monitora lo SmartWorking
Stop ai badge
Eventi e Fiere
ottimizza l'organizzazione
Migliora la gestione di eventi e fiere ottimizzando tutte le fasi: pre, durante e post evento.
I VANTAGGI:
Organizzati tramite la pre-registrazione
Prendi appunti direttamente sull’app
Stop alla copia dei biglietti da visita
Invia velocemente i ringraziamenti
Provalo e scopri come può aiutarti
RIASSUNTO VELOCE
In questo veloce video riassumiamo le principali funzionalità e caratteristiche di Guest Zoom.
Se non vedi il video, probabilmente è perchè hai rifiutato i cookie, quindi non possiamo riprodurre direttamente l'anteprima di YouTube: clicca sull'icona per riprodurlo.
SEMPRE IN EVOLUZIONE GRAZIE A TE
Guest Zoom non è statico, bensì in continua evoluzione.
Chiediamo feedback continui ai nostri Clienti per ricevere indicazioni e suggerimenti per migliorare e implementare nuove funzionalità realmente utili.
Se queste richieste non sono full custom (ovvero specifiche per il richiedente) e possono essere utili a tutti, allora entreranno nella lista delle nuove funzionalità da sviluppare.
UN ESEMPIO?
Un cliente ha attivato la demo per testare Guest Zoom con l'obiettivo di usarlo per la registrazione degli ospiti, dei dipendenti e per usarlo in Fiera.
Il pannello amministrativo era monolivello (ovvero tutti gli admin potevano vedere le stesse cose).
Dopo le prime prove il Cliente ha chiesto se fosse possibile limitare l'accesso di alcuni utenti solo all'area Visitatori, in quanto era loro intenzione fornire l'accesso amministrativo ai Commerciali durante le Fiere e questi non avrebbero dovuto visualizzare altri dati come il registro delle presenze del personale.
Un punto di vista differente dal nostro e un utilizzo differente da quello degli altri Clienti.
Questo feedback è stato aggiunto nella #TODO LIST e la nuova funzionalità è stata analizzata e implementata nel giro di qualche giorno.
Quanto Costa Guest Zoom?
SCEGLI IL PACCHETTO CHE FA PER TE
Il sistema di registrazione accessi visitatori GUEST ZOOM è modulare: puoi scegliere il pacchetto che meglio si adatta alle tue esigenze decidendo di utilizzarlo solo per un breve periodo, esempio una fiera, oppure tutto l’anno.
Basic
39€/mese
registrazione check-in/out
quick access code / QRcode
gestione DPI
personalizzazione motivi accesso
personalizzazione informative
personalizzazione comunicazioni
pulsante “emergenza”
possibilità stampa badge
multilingua
oppure 421 €/anno
risparmi 47€
Full
49€/mese
tutte le funzionalità di BASIC
+
pre-registrazione visita
funzionalità fiera ed eventi
anagrafica dipendenti
registro presenze dipendenti
gestione richieste ferie e permessi
esportazione registro presenze dipendenti
oppure 528 €/anno
risparmi 60€
ADVANCED
99€/mese
tutte le funzionalità di FULL
+
15 Ore di assistenza e/o sviluppo custom
solo sottoscrizione annuale
Provalo! Non ti costa nulla!
SEMPRE IN EVOLUZIONE
Raccogliamo i feedback e le richieste dei Clienti che utilizzano il servizio e implementiamo aggiornamenti e nuove funzionalità utili per tutti.
GUEST ZOOM così cresce e si evolve, diventando uno strumento sempre più utile e funzionale.
DIGITAL ZOOM
Guest Zoom è una web application ideata, progettata e sviluppata da Digital Zoom srl.
Grow Throught Digital
Digital Zoom è una Digital Agency che si occupa prevalentemente di 3 aspetti del Web e del Digitale:
- Sviluppo Web: siti internet e E-Commerce
- Web Dev e System Integration: sviluppo di applicativi web based e integrazioni fra sistemi web e on/off line
- Digital Marketing: analisi, studio e pianificazione strategia, gestioni canali e touch point
La padronanza e la passione per questi 3 aspetti del web, uniti a un'esperienza maturata sin dal 2006, ci permettono di pensare e implementare delle soluzioni non solo valide dal punto di vista tecnico, ma anche utili concretamente sotto più punti di vista.
Guest Zoom è nato per risolvere il problema dei registri visitatori cartacei, ma durante la fase di analisi abbiamo pensato anche a eventuali utilizzi a scopo di Marketing.
Digital Zoom è stata fondata nel 2020 da Mauro Sanna, naturale evoluzione della sua attività da Freelance avviata nel 2006 (Beppesan Web Solutions): sviluppatore dal 1999, ha lavorato per diverse agenzie di comunicazione dove ha iniziato ad avvicinarsi anche alle attività di Digital Marketing.
