Gestione innovativa di
Fiere ed Eventi

Con GUEST ZOOM potrai migliorare l’esperienza fiere/eventi di Clienti e Fornitori, oltre a velocizzare e potenziare le attività marketing pre e post evento.

INVITI E PRE REGISTRAZIONI

Potrai inviare delle comunicazioni (email, newsletter, ecc..) ai tuoi Clienti per invitarli a una fiera o ad un evento.
Chi riceverà l’invito potrà effettuare una pre-registrazione con i seguenti vantaggi:

  • l’invitato riceverà una mail con un codice di identificazione rapida: non dovrà fornire nuovamente i propri dati (e voi li avrete anche se non si presenterà!)
  • saprai in anticipo chi parteciperà all’evento e potrai gestire al meglio la logistica e gli impegni

DURANTE L’EVENTO

Coloro i quali avranno effettuato la pre-registrazione potranno effettuare un check-in rapido.
Vantaggi:

  • il visitatore non dovrà fornire nuovamente i propri dati (non saranno necessari nemmeno i biglietti da visita)
  • nessuna coda per il check-in, grazie al QRcode potrà essere totalmente contactless
  • avrai conferma immediata di chi sta partecipando, quante volte è venuto a trovarvi nello stand, con chi ha parlato
  • puoi prendere appunti direttamente in Guest Zoom, questi saranno visibili anche ai colleghi in sede che, per esempio, potranno inviare in tempo reale un’offerta al visitatore (magari prima che vada allo stand del tuo competitor)

E SE IL VISITATORE NON HA EFFETTUATO LA PRE-REGISTRAZIONE

Qualora il visitatore non abbia effettuato la registrazione in anticipo, potrà effettuarla al momento anche dal proprio smartphone.

Ti basterà stampare il QR code con il link alla pagina di registrazione ed esporlo nel tuo stand (o su un volantino, o dove ritieni sia più utile e visibile).

Con questo sistema potrai gestire comodamente anche eventuali concorsi, prenotazioni, ecc..

POST EVENTO

A evento terminato avrai un elenco completo e dettagliato dei contatti e dei visitatori. Con pochi click potrai esportare questi dati e utilizzarli per attività di marketing, oppure inserirli nel CRM o in altri software.
Vantaggi:

  • risparmi tempo e stress: non sarà più necessario copiare i dati da biglietti da visita o da altri supporti
  • immediatezza dei dati: non dovrai aspettare di tornare in azienda, i dati sono subito disponibili e utilizzabili (anche da chi non è presente all’evento)
  • potrai controllare se i visitatori sono già stati in azienda o verificare se verranno a trovarvi post evento
  • persistenza dei dati: i dati saranno sempre disponibili e potrai usarli anche in futuro, per esempio per invitare i visitatori alla fiera successiva

SUGGERIMENTI PRATICI

Per configurare un evento è sufficiente creare un “motivo” di accesso dal pannello amministrativo e selezionare l’apposita voce “EVENTO” e la voce “PERMETTI PRE-REGISTRAZIONE”, eventualmente selezionando le date di inizio fine evento e di inizio/fine finestra di registrazione.

Durante l’evento consigliamo di usare un dispositivo munito di webcam per permettere il check-in tramite QR-Code; eventuali visitatori senza QR-Code potranno effettuare la registrazione in loco, oppure può inserire i dati un operatore (l’inserimento da parte del visitatore è consigliabile in quanto in questo modo potrà visionare e accettare l’informativa privacy).

Suggeriamo infatti di usare anche un PC (che userà solo il tuo personale) per

  • inserire i dati di chi non ha effettuato la registrazione prima
  • prendere appunti direttamente in Guest Zoom, nell’apposita sezione “note”; volendo è possibile allegare anche dei file come, ad esempio, la foto di un biglietto da visita o di appunti manuali, disegni, ecc…

Volendo al posto di un tablet o un dispositivo dedicato alla lettura dei QR-code, può essere usato anche un semplice smartphone dotato di connessione a internet e fotocamera.

I dati registrati saranno visibili a tutti gli utenti autorizzati, anche chi è rimasto in sede. Le informazioni e il materiale allegato restano ben organizzati, senza il rischio di perdita di informazioni, perdita di file, ecc…

Questo apre un ventaglio di possibili utilizzi come, per esempio:

  • l’invio di quotazioni e/o materiale richiesto in tempo reale al visitatore: maggiori probabilità di chiudere l’accordo direttamente in fiera
  • l’invio di mail di ringraziamento subito dopo la visita: sarai il primo a inviagli il follow-up, mentra se attendi la fine dell’evento riceverà la tua mail insieme a quelle di tutti i tuoi competitor
  • l’inserimento del contatto nel CRM: il reparto commerciale potrà iniziare a elaborare il contatto
  • l’avvio di email automation di nurturing o altra finalità
  • la gestione di promozioni o contest (es. “registrati, vieni a trovarci al nostro stand, ricevi il tuo codice per partecipare all’estrazione di un premio…”)